La réduction réussie de l`utilisation du papier n`est pas un événement unique. C`est une série d`efforts continus pour s`éloigner du papier et établir une culture qui se froit sur les déchets. La réorganisation des processus d`entreprise pour réduire l`utilisation du papier est une activité inévitable, mais l`adoption des bons outils peut aller un long chemin vers la création d`un environnement pour soutenir le bureau sans papier. C`est souvent le processus d`intégration qui traîne vraiment les efforts de RH sans papier de nombreuses organisations. W-4s, I-9s, informations sur les avantages, les détails de dépôt direct-ce sont des exigences très exigeantes en matière de forme. Mais ils n`ont pas à être sur le papier! Sans aucun doute, demeurer conforme et rester en dehors des problèmes légaux est une priorité absolue pour toutes les équipes RH. Des formulaires I-9 à la documentation FMLA, vous pouvez simplifier la conformité aux formulaires sans papier et aux signatures électroniques. Prenez le mal de tête administratif de la conformité ACA par le suivi automatisé des heures, l`inscription des avantages, les notifications, les rapports et la finalisation/finalisation du formulaire. Quand vient le temps de déposer avec l`IRS, vous pouvez être confiant que les formulaires sont exacts, complets, et prêts à soumettre. De plus, le gouvernement vous donne plus de temps pour soumettre vos formulaires ACA si vous déposer électroniquement. Là vous l`avez, cinq domaines où vous pouvez penser à passer à un processus de RH sans papier. Vous ne pouvez jamais élever à une fonction RH stratégique, pilotée par les données si vous ne numérisez pas. Retirer le papier de vos processus est la première étape vers et l`équipe RH qui se concentre sur la partie la plus importante de votre travail: les gens.

Armoires de dossiers d`employés dominant le bureau, paquets de paperasserie d`embarquement débordant des tiroirs de bureau, des piles de curriculum vitae et des applications d`emploi jonquant chaque coin de bureau… avouons-le, les départements RH grands et petits sont encore enlacés par les processus manuels RH, les tâches administratives et la paperasserie de conformité. Avec toutes les options de logiciels de ressources humaines là-bas, ce qui est arrivé à la promesse de RH sans papier? Une grande raison est que, lorsqu`il s`agit d`éradiquer le papier, les organisations doivent être réalistes. Éliminer complètement le papier peut ne pas être économique ou même pratique pour tout le monde. Les réalités du papier dans notre société forcent même les entreprises les plus technophiles, même les start-ups sans processus et habitudes hérités, à composer avec des forces extérieures telles que les besoins des clients et les exigences réglementaires ou légales. En outre, les industries telles que la Loi et l`audit peuvent ne pas être de bons candidats pour aller sans papier en raison de la prévalence historique du papier. Le recrutement devrait être le premier domaine à penser à infusant certains processus sans papier dans, donc si vous n`utilisez pas une sorte de ATS, il est temps de commencer à y penser. Rappelez-vous, même la meilleure technologie ne donnera pas de résultats si les processus derrière elle ont été ignorés.

Les améliorations des processus vont de pair avec les investissements technologiques pour piloter un environnement RH sans papier. Ce serait une erreur pour les organisations qui implémentent un nouveau système RH d`automatiser simplement les tâches et les procédures existantes pour réduire le papier sans considérer pourquoi le workflow actuel est en place et si toutes les étapes en cours sont toujours nécessaires. Le changement peut être bon! Obtenir la bonne infrastructure peut aller un long chemin allant Bureau sans papier. Voici un certain nombre d`outils logiciels, des services et des pièces de matériel qui peuvent être mis en place pour soutenir le bureau sans papier. Bien sûr, la technologie nécessaire pour transformer complètement les processus à base de papier peut être un investissement considérable, mais ce qui ne nécessite pas que l`investissement prend des mesures incrémentielles pour augmenter votre efficacité.

Written by Peregrintuk